Eräs tuttu yrittäjä soitteli ja kertoi olevansa ohjelmistoa vailla. Tarvitsisi sellaisen edullisen tiketöintivärkin, jolla voisi hoitaa kommunikointia asiakkaiden kanssa. Tärkeintä olisi, että se on edullinen. Oli jotain katsellut, mutta kuulosti kalliilta.

Kerroin, että kyllä tuollainen ”värkki” löytyy. Jos ei meiltä, niin joltain muulta toimittajalta. Mutta ensin pitäisi määritellä tarkemmin, mitä oikeasti olette ostamassa. Kaveri vastasi, että sen pitää olla vain helppokäyttöinen ja halpa. Eikä käyttöönotto saa olla niin vaikeaa kuin toisen kaverin firmalla. Eivät ole kuulemma vuoteen saaneet omaa ohjelmaansa käyttöön.

Miten voisit saada edullisimman ratkaisun, jos et kerro mitä tarvitsette?

Kerroin yrittäjälle, että halvin tapa ostaa kallis sovellus, on juuri tämä, miten hän on hankintaa tekemässä. Uskoa, että jos jättää toiminnallisen määrittely tekemättä, niin toimittaja toteuttaa halvemmalla, juuri heille optimaalisen ratkaisun. Aika monta esimerkkiä piti yrittäjälle kertoa, että hän alkoi tajuta ongelman.

Päätin auttaa kaveria. Tein yrittäjälle dokumentin, joka sisälsi alla olevat kohdat. Pyrin tekemään riittävän kattavat kysymykset kuitenkin pitäen listan järkevän kokoisena. Toiminnallisen määrittelyn avulla voidaan aloittaa oikean ohjelmiston hankinta. Motivoin yrittäjää määrittely kirjoittamiseen seuraavasti. ”Mitä tarkemmin pystytte tarpeenne dokumenttiin kuvaamaan, sen edullisemmin ratkaisun saatte. Älkää liikaa miettikö uutta ohjelmistoa. Koittakaa kuvata liiketoiminnan tarve mahdollisimman hyvin. Toimittajan tehtävänä on luoda ratkaisu. Se voi olla paljon näppärämpi, kuin osaatte kuvitellakaan.”

• Lyhyt kuvaus yrityksestänne ja toiminnastanne. Montako ihmistä ja paljonko asiakkaita….
• Hankinnan kohde: Mitä olette hankkimassa. Yleinen kuvaus siitä.
• Tavoitteet: Minkä takia olette ostamassa. Mikä on toiminnallinen tavoite ja mikä tulokseen/liiketoiminnan kasvuun liittyvä tavoite.
• Yleisin käyttötapaus tai käyttötapaukset: Kerro yleisin käyttötapaus, jossa ohjelmaa käytetään. Älä mieti ohjelman käyttöä, vaan kuvaa toiminnallisuus yrityksenne ja asiakkaan tarpeen mukaisesti. Tässä kuvataan tapaus ilman poikkeuksia. Tarkoituksena on kertoa palveluntuottajalle, minkälainen liiketoiminnan ongelma tulee ratkaista.
• Asiakkaan rooli ja ohjelman käyttö: Kerro, miten asiakas käyttäisi ohjelmaa. Minkä lisäarvon haluatte asiakkaalle tuottaa. Rajaukset, mitä asiakas ei saa nähdä. Kirjautumiset ja tietoturva
• Yrityksen rooli ja ohjelman käyttö: Kerro, miten käyttäisitte ohjelmaa. Minkä lisäarvon haluatte yrityksellenne tuottaa. Rajaukset – Mitä ohjelma ei saa tehdä – Käyttöoikeudet
• Hankittavan ohjelman kuvaus: Mitä toimintoja hankittavan ohjelmiston pitäisi sisältää
• Poikkeamat: Poikkeamat, korjaukset ja kuvaus siitä mitä kaikkea kummallista voi tehdä.
• Raportointi: Tarvitaanko ohjelmista raportteja. Jos tarvitaan, niin minkälaisia.
• Teknologia: Millä laitteilla palvelun pitää toimia
• Riskit: Mitä liiketoiminnan riskejä ohjelmiston käyttöön liittyy
• Vastuuhenkilö + resurssit.

Nyt jään odottelemaan vastausta. On kaksi mahdollisuutta. Joko yrittäjä siirtää sähköpostini roskiin ja soittaa seuraavalle ohjelmistoyrittäjälle. Tai sitten hän ymmärsi lähestymistavan ja pääsemme valitsemaan hänelle aidosti edullista ratkaisua, jonka saa käyttöön ja joka tukee heidän liiketoimintansa laajentumista.