Miksi tehdä ennusteita

Nykyään kun tehdään enemmän ja enemmän ketteriä projekteja, pitää myös raportoinnin tukea ketterää tekemistä. Itse käytän ketterien projektien raportoinnissa ennusteita. Teen ennen projektin kunkin vaiheen alkamista ennusteen valmistumisesta ja vertaan projektin valmiusastetta ennusteeseen reaaliaikaisesti.

Miksi:

• Saan helposti tulkittavan raportin
• Projektia vapaampi toteuttaa
• Raportissa mukana suunnittelemattomat aktiviteetit –> Realistisempi tilannekuva
• Saan jokaiselle viikolle tavoitteen –> Työkalu johtamiseen ja palkitsemiseen

Esimerkki määrittelyvaiheen ennusteesta ja toteutumasta.

Ota valmiusasteeseen mukaan suunnittelemattomat aktiviteetit

Usein projektin valmiusaste lasketaan suunniteltujen tehtävien valmiuden mukaan. Muutospyynnöt, kehitysehdotukset toimittajille raportoidaan erikseen.

Itse otan mukaan valmiuden laskentaan suunnittelemattomat aktiviteetit, esim. avoimet asiat ja havainnot liiketoimintaan liittyen. Perustelu: Jokaisen avoimen asian käsittely vie aikaa. Käytän normaalisti keskiarvoa 2,5 h/ asia –> Jos projektin aikana syntyy 50 avointa asiaa käsiteltäväksi, on niiden aiheuttama työmäärä 125 h.

Ennustetta tehdessä arvioin suunnittelemattomien aktiviteettien aiheuttaman työkuorman. Varmistan, että projektin ratkaisukyky on riittävä.

Miten ennuste lasketaan

• Suunnittele tuleva projektin vaihe.
• Suunnittele prosessit: Esim. kuinka käyttötapaus kirjoitetaan ja hyväksytään.
• Määrittele prosessien vaiheille valmistumisasteet.
• Suunnittele kuka tekee ja koska.
• Arvioi avointen asioiden määrä ja käsittelyaika
• Piirrä valmistuminen kuvaajaksi eli ennusteeksi.
• Kommunikoi, hyväksytä suunnitelma = Sitouta
• Seuraa toteutumaa verrattuna ennustukseen.

Esimerkki valmiusasteen laskennasta

Ennuste ohjaa toimimaan suunnitelman mukaan

Useat ovat kysyneet, miten osaan ennustaa niin tarkasti. Vastaan, että en osaakaan. Hyvin kommunikoitu ennuste ohjaa ihmisiä toimimaan sen mukaisesti. Jos kerrot, että ollaan 5% jäljessä –> Porukat alkaa pohtia, että mitäs asioita voisi saada valmiiksi, jotta päästään taas tavoitteeseen.

Toinen selkeä hyöty on se, että ennusteen tekeminen vaatii huolellisemman suunnittelun. Ennen kuin kehtaa julkaista ja kommunikoida käppyrät, pitää suunnitelma olla normaalia tarkemmin mietittynä ja seurannat laitettuna kuntoon.

Toisaalta, voihan sitä ajatella Kätkäläisenkin tavoin: Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Ja jos hommat on jo puolessa välissä, niin turha sitä on enää kovasti hötkyillä.