Kehitysprojektit ja raportointi

Kehitysprojekteissa testauksen osuus raportoidaan yleensä tarkasti. Testauksenhallinnan työkaluissa on raportointiin ominaisuudet valmiina. Muutospyynnöt, joilla on vaikutus projektin budjettiin, pitää olla myös raporteilla tarkasti. Mutta muut havainnot, jotka vaikuttavat yrityksen liiketoimintaan, jäävät monesti seurannoista ulos. Tämän johdosta, projekteilla ei ole luotettavaa mittaria ratkaisukyvystään. Ei seurata, kuinka paljon näitä suunnittelemattomia aktiviteetteja kasaantuu käsittelemättömien pinoon.

Avoimen asian käsittely

Mikä näistä on sinulle tutuin tilanne, kun esität kysymyksen projektille?

1. Kerrot kysymyksen projektipäällikölle. ”Tämmöinen asia pitäis kuule ottaa huomioon”. Jos satut esittämään kysymyksen kokouksessa, se kirjataan pöytäkirjaan.
2. Lähetät sähköpostilla kysymyksen, riittävän laajalla jakelulistalla.
3. Etsit projektin sivustolta kyseisen aihealueen Excelin tai lokin, johon kirjaat ko. kysymyksen.
4. Lisäät kysymyksen yhteiseen projektien hallinnan työkaluun, jossa kaikki muutkin kysymykset ovat. Näet vastaukset reaaliajassa, kaikista projekteistasi.

Tilanteiden 1, 2 ja usein myös 3 ongelmana on se, että projektin ratkaisukyky ei ole raportoitavissa eikä johdettavissa. Jos olet eri mieltä, niin tarkista saatko projektisi avoimista asioista alla olevan kuvan mukaisen kuvaajan: ”Kuinka paljon ratkaisemattomia asioita projektille kertyy?”

Mitä hyötyä seurannasta on

• Ohjelmistotestauksen ammattilaiset ovat oppineet, että löydetyt havainnot pitää reitittää ja priorisoida pikaisesti. Näin havaintoon saadaan korjaus oikeassa aikataulussa. Sama sääntö koskee myös liiketoiminnalle tai projektille liittyviä avoimia asioita.
• Ihmiset eivät turhaudu, kun heitä kuunnellaan. Vastaus voi olla myös tyyliä ”huolesi on kirjattu, mutta käsitellään projektin vaiheessa, jossa se on ajankohtainen”
• Voit seurata, ketkä tekevät työnsä ja keneltä jää koko ajan hommia tekemättä.
• Projektin laadun seuranta. Jos avoimia asioita tulee paljon, voi miettiä onko projektin asettelussa tai työskentelyssä vikaa.
• Mahdollistetaan projektin työkuorman seuranta.
• Ja perinteinen: Sitä saat mitä mittaat.

Ratkaisukyvyn vaikutus projektin valmistumiseen

Ylempi kuva on esimerkki projektista, jonka ratkaisukyky on heikko. Avoimia asioita kertyy joka viikko lisää. Ollaan tilanteessa, että niitä ei voida enää järkevästi käsitelläkään.

Alempi kuva on esimerkki projektista, jossa ratkaisukyky on kunnossa. Avoimia asioita esitetään, mutta ne pystytään käsittelemään riittävällä tehokkuudella.

Ja sanomattakin on kai selvää, että ylempi projekti ei valmistu aikataulussa. Alemman projektin ohjausryhmän raportti taas oli vihreä kuin kesäinen nurmikenttä.