Onnistunut projekti 2016- Tampereella pohdittiin ajankohtaista aihetta neljässä workshopissa. Toinen kysymys oli: Miten vauhdittaa digitalisaation hyötyjen käyttöönottoa projektien avulla? Pohdittavana oli:

• Tietotekniset välineet muutosprojektin tehokkaalle läpiviemiselle
• Projektityön tuottavuuden kasvattaminen tietotekniikan avulla
• Projektinhallintamallit – miten projekteja tulisi hallita?
• Projektinhallinnan käytännöt

Kuva: workshopin tunnelmia

Kysymyksiä mietittiin kolmessa eri ryhmässä ja selkeästi kaikissa nousi esiin eniten viestintä.

Aikamoinen cliché mutta aina ajankohtainen aihe. Vaikka viestinnän tärkeydestä puhutaan aina ja se tiedostetaan, siinä on aina parannettavaa. Tässä muutama poiminta ja tiivistys:

• Kaikki näkevät tiedon, ei vain projektipäällikkö
• Osallistaminen, koko projektihenkilöstö, asiakas, sidosryhmät
• Keskitetty työkalu tiedolle ja ohjaamaan työskentelyä
• Vähemmän sähköpostia ja palavereja
• Viestinnän merkitystä pitää korostaa. Ei pelkästään tekniset välineet vaan sisältö

Viestinnän sisältö, tiedon jakaminen kaikille osapuolille sekä läpinäkyvyys ovat kriittisiä tekijöitä projektien onnistumisessa. Ratkaisuksi ehdotettiin yhteisiä työkaluja, joiden avulla luodaan projektille virtuaalinen toimintaympäristö jossa kaikki projektilaiset näkevät projektin edistymisen, dokumentaation ja tehtävänsä.

En voi olla tarttumatta tähän. Itse asiassa meinaan haljeta koska tarve projektinhallintaohjelmistolle on niin ilmeinen, ja olemme kehittäneet ratkaisua tähän pulmaan jo kymmenen vuotta. Tällainen työkalu on olemassa ja sen nimi on ProjectTOP Roadmap! Toki niitä on paljon muitakin, mutta hämmästyttävän vähän projektityökaluja hyödynnetään. Ymmärrän toki, että syitä on monia, näitä pohdittiin edellisessä postauksessa mm. tietoturvanäkökulmasta. Usealla osapuolella saattaa olla myös omia työkaluja käytössään, mutta niitä ei voida hyödyntää yhteisesti.

Mikään työkalu ei toki ratkaise viestinnän sisällöllistä ongelmaa. Tärkeänä pidettiin viestin muotoa ja sisältöä. Sen pitäisi olla helppolukuista, selkeästi ymmärrettävää ja mahdollisimman visuaalista. Tässä on oma haasteensa maailmassa, jossa keskittymiskyky on pudonnut kahdeksaan sekuntiin Microsoftin tutkimuksen mukaan. Tässä hengessä lopetan postaukseni tähän.