Liiketoiminnalle kriittisen kehitysprojektin käyttöönoton suunnittelu on haastava tehtävä. Kun luonnollisesti onnistunut käyttöönotto on tärkeimpiä tavoitteita, niin suunnitteluun kannattaa panostaa. Itse suosittelen käyttöönoton suunnitteluun seuraavanlaista prosessia:

Milloin suunnitella

Käyttöönoton suunnittelu on hyvä aloittaa jo määrittelyvaiheen lopussa tai toteutusvaiheen alussa, joka tapauksessa ennen hyväksymistestauksen aloittamista.

Käyttöönoton vaatimukset saattavat aiheuttaa muutoksia toteutukseen.

Luonnos

Tee ensimmäiseksi luonnos käyttöönotosta toimittajien kanssa. Tarvitset tekniset kaverit mukaan, jotta voit varmistua luonnoksen olevan mahdollinen.

Tarvitaan kokonaiskuva, katkoajat ja kommunikointimateriaali.

Tärkeää on myös tieto siitä, miten käyttöönotto muuttaa liiketoimintaa, esim. henkilöiden toimenkuvia.

Kommunikointi liiketoiminnan kanssa

Käy läpi luonnos liiketoiminnan kanssa ja riittävän pienissä ryhmissä, jotta voit aidosti suunnitella käyttöönottoa.

Tarkista, mitkä ovat liiketoiminnalle kriittisiä toimintoja, joiden toimivuus pitää turvata.

Käy läpi katkoajat ja niiden vaikutus liiketoimintaan.

Sovi viestinnästä asiakkaille ja yhteistyökumppaneille.

Käyttöönottosuunnitelma

Vaikka Exceliin on hyvä tehdä suunnitelmaa, niin vaativaan käyttöönottosuunnitteluun on parempiakin ohjelmia.

Suosin itse käyttöönoton suunnitelmassa seuraavanlaista rakennetta.

1. Ennakkovalmistelut + Tiedottaminen + Resurssivaraukset
   • Tarkastuspiste, Go/NoGo
2. Aikaväli 5 → 1 PV ennen käyttöönottoa
   • Tarkastuspiste, Go/NoGo
3. Varsinainen käyttöönotto (Yliheitto)
   • Tarkastuspiste, Go/NoGo
4. Tuotantotesti/todennus
   • Tarkastuspiste, Go/NoGo
5. Ensimmäinen tuotantokäyttöpäivä
   • Tarkastuspiste
6. Toinen tuotantokäyttöpäivä
   • Tarkastuspiste

Suunnitelmaan tulee helposti satoja aktiviteetteja kymmenille henkilöille, joten kommunikointi ja suunnitelman tekeminen yhdessä on tärkeää.

Takaisinvetosuunnitelma

Takaisinvetosuunnitelma on kuin vakuutus. Toivottavasti turha, mutta varmistaa, ettei liiketoiminta vaarannu.

Käyttöönottoharjoitus

Käyttöönotto on hyvä testata. Siirtyminen hyväksymistestaukseen käyttöönottoharjoituksena on siihen oiva tapa. Lue lisää tästä.

Käyttöönottoharjoituksen havainnoilla korjataan käyttöönottosuunnitelmaa.

Tehtävien läpikäynti ja kommunikointisuunnitelma

Käydään läpi jokaisen resurssin kanssa, että hän ymmärtää mitä pitää tehdä ja koska.

Kuinka tehtävät kuitataan valmiiksi. Kuinka toimitaan, jos ilmenee ongelmia, tarvitaan päätöksiä yms.

Tehtävien vapautus työlistoille

Tekijät saavat suorittaa tehtäviä, jotka ovat hyväksytyn tarkastuspisteen jälkeisiä, mutta eivät niitä, jotka ovat hyväksymättömän tarkastuspisteen jälkeen.

Koska itse käytän ProjectTOPia, niin toimin seuraavasti:

• Tehtävät, jotka saa suorittaa ovat statuksella Avoin
• Tehtävät, joita EI vielä saa suorittaa ovat statuksella Odottaa.

Kun Tarkastuspiste on ohitettu, vapautan seuraavat tehtävät.

Tarkastuspisteet

Reaaliaikainen tieto tehtävien edistymisestä sekä ongelmista on tärkeää. Jos ongelmat kiertävät vain sähköposteissa, on päätöksenteko vaikeaa. Suunniteltu kommunikointi on tärkeä osa johtamista.

Tarkastuspisteen palaverissa pitää olla riittävästi valtaa paikalla, jotta voidaan tehdä oikeat päätökset.

Yhdessä postauksessa ei pysty menemään kovin tarkalle tasolle. Koska jokainen projekti on ainutlaatuinen, yleispäteviä ohjeita ei voikaan antaa. Paitsi yhden: Älä mieti, miten käyttöönottosuunnitelma on helpoin tehdä. Mieti, miten käyttöönotto on helpoin johtaa.