Projektin aikana esitetään kysymyksiä. Se kuuluu projektien luonteeseen, koska projektit ovat määrittelynkin mukaan ainutlaatuisia. Projektipäälliköillä on erilaisia tapoja suhtautua kysymyksiin. Esimerkiksi näin:

• Suora tyrmäys: EI kuulu projektin scopeen, ei käsitellä tässä projektissa.
• Sosiaalisesti miellyttävä: Olipa hyvä kysymys, pitääpä käsitellä tuota…
• Asiallinen: Kirjataan pöytäkirjaan, Janne selvittäköön.

Kysymysten käsittely systemaattisesti

Pyrin käsittelemään projektiani koskevat kysymykset systemaattisesti. Malli on yksinkertainen, mutta hyväksi havaittu. Toimii seuraavasti:

• Kaikilla projektiin liittyvillä tai sidosryhmien henkilöillä on mahdollisuus esittää projektiin liittyviä kysymyksiä.
• Kysymykset kirjataan projektityökaluun tai lähetetään projektityökaluun sähköpostilla.
• Kysymysten käsittelyssä on vakioitu prosessi. Jokaisesta päätöksestä tulee merkintä.
• Jokainen kysymys käsitellään tehokkaasti.

Kolme syytä, miksi kysymysten käsittely systemaattisesti on tärkeää

1. Vältät vastarintaliikkeen syntymisen

Jos et kerää kysymyksiä, niin silloin niitä käsitellään käytävillä ja sähköposteissa. Et ehkä muista/ehdi vastata kaikkiin -> Kysyjät eivät saa vastauksia. Haastavissa projekteissa epätietoisuuden lopputuloksena syntyy vastarintaliike, joka alkaa haastaa ammattitaitoasi projektipäällikkönä.

2. Kysymyksissä on usein vastaus

Kun kysymyksiä käsitellään, myös kysymysten laatu paranee. Usein ne sisältävät myös vastauksen.

Esimerkiksi: Kuka testaa 3. osapuolen järjestelmän integraation? -> Olinkohan muistanut, että tuollainenkin piti testata. Jos en, niin nyt sain tiedon. Puuttuukohan muutakin? Jos kysymyksiä tulee paljon, niin jossain on vikaa. Suunnittelussa, tiedottamisessa tai projektikäytännöissä.

3. Pidät projektin hallussa

On tärkeää vastata kysymyksiin ja reagoida. Kuitenkin yhtä tärkeää on myös laittaa asioita odottamaan tai kertoa että ko. kysymys ei ole relevantti. Esimerkkikysymykseen vastaus voi olla: ”Kiitos kysymyksestäsi. Käsittelemme 3. osapuolen integraation testauksen kesäkuussa. Status = On Hold. End date 15.6.”

Projektin ratkaisukyky

Systemaattisen kysymysten käsittelyn ansiosta projektin ratkaisukykyä voidaan seurata. Lue lisää tästä.

Kysymykset jatkuvan kehittämisen työkaluna

Kun aloitat seuraavaa projektia, niin käy läpi edellisen projektin aikana esitetyt kysymykset. Mieti, miten voisit vastata kysymyksiin jo ennen niiden esittämistä. Voisiko asioita tehdä vieläkin paremmin?

Jos vedit edellisen projektin cowboy-menetelmällä laukaisten vastaukset käytävillä ja sähköposteille, niin voisit miettiä hetken tätä: Ratkaisitko esitetyt kysymykset oikeasti? Vai generoituiko kysymyksistä ongelmia, koska yritit saada laukauksilla vain lisää aikaa.