Onnistunut projekti 2016- Tampereella pohdittiin ajankohtaista aihetta neljässä workshopissa. Ensimmäinen kysymys oli:

Projektitoiminta ei tapahdu tyhjiössä. Miten saada kaikki osapuolet mukaan? Pohdittavaksi:

• Työkalut ja käytännön yhteistyö
• Sopimukset ja yhteiset tavoitteet
• Johtoryhmätoiminta

Kysymyksiä mietittiin kolmessa eri ryhmässä ja vaikka keskustelut rönsyilivät, yhteisiäkin havaintoja tehtiin. Nostan esiin kolme pointtia, jotka tulivat kaikissa ryhmissä esiin tavalla tai toisella.

1. Henkilökohtainen kontakti

Digitalisaation pitää tukea ja helpottaa ihmisen välistä kanssakäymistä, ei korvata sitä. Oli mielenkiintoista, kuinka vahvasti tämä pointti koettiin. Tapaaminen kasvokkain ainakin projektin alussa koettiin todella tärkeäksi. Itse projektin edetessä taas videoneuvottelut, chatit ja projektityökalut auttavat kommunikointia, mutta silti se ensimmäinen kohtaaminen ja kädenpuristus tarvitaan. Olen itse täysin samaa mieltä. Toimiminen ja luottamuksen luominen osapuolten välille on vaikeaa, jos kaikki kommunikaatio tapahtuu etänä.

2. Työkalujen helppokäyttöisyys

Työkalujen roolia korostettiin, etenkin projektinaikaisessa muutoksenhallinnassa. Tärkeimmät hyödyt olivat:

• yhteiset pelisäännöt
• läpinäkyvyys projektiin koko projektiryhmälle
• muutoksenhallinta
• reaaliaikainen seuranta.

Työkalujen käyttö koettiin hyvänä, mutta osin myös haasteellisena asiana. Kaikissa ryhmissä korostui sama asia: helppokäyttöisyys. Työkalujen käytön opetteluun ei saa mennä liikaa aikaa. Helppokäyttöisyyden määritelmä vaihteli suuresti. Pointtina kuitenkin, että työkalun käyttöön tai sen oppimiseen ei saa mennä enemmän aikaa kuin projektin tehtävien suorittamiseen.

Tähän suuntaan oman työkalummekin kehitys on menossa. Helppokäyttöisyyden ja tarvittavien ominaisuuksien välillä tasapainoillessa on ehkä syytä jopa antaa suurempi painoarvo helppokäyttöisyydelle. Tästä olisi mukava kuulla kommentteja!

3. Tietoturva

Tietoturvaan suhtaudutaan vakavasti kuten pitääkin, se tuli kaikista keskusteluista ilmi. Yritysten tiukentuva tietoturva aiheuttaa haasteita projektitoiminnan osalta. Perinteiset jaetut verkkoasemat ja pikaviestintätyökalut eivät täytä tietoturvavaatimuksia. Pilvipalvelut ovat yksi vastaus tähän, mutta samat ongelmat seuraavat myös pilveen. Mitä tietoja pilvipalveluun voi ylipäänsä viedä ja kuinka tietoturvallisia ne ovat? Tyypillisesti toimitaan pitkälti sähköpostin avulla, mutta ironista on, että se on tietoturvan kannalta ehkä kaikkein huonoin ratkaisu. Varsinaisia ratkaisuja ei ongelmaan löydetty ja konsensus oli, että käytetään työkaluja joita pystytään, ja ne usein vaihtuvat projektista toiseen. Tässä on paljon parantamisen varaa ja tämä antoi allekirjoittaneelle paljon ajateltavaa. Tähän aiheeseen tulen palaamaan vielä myöhemmin.