Onnistunut projekti 2016- Tampereen workshopissa pohdittiin ajankohtaista aihetta: Miten (digitalisaatio)projektit voisivat onnistua paremmin? Pohdittavana oli:

• Miten projektitoiminta on jo lähiaikoina parantunut?
• Mitä kehityskohteita tunnistatte omassa organisaatiossa / työssä?

Kysymyksiä mietittiin kolmessa eri ryhmässä noin kolmenkymmenen osallistujan toimesta.

Kuva: Workshopin tunnelmia

Ensimmäinen ja hieman huolestuttava havainto oli, että projektitoiminta ei ollut useinkaan parantunut lähiaikoina. ”Samalla lailla mennään” ”Ehkä vähän helpottunut…” olivat tyypillisiä kommentteja.

Mietitään asiaa seuraavan kysymyksen kautta, eli mitä kehityskohteita tunnistatte omassa organisaatiossa / työssä?

Kehityskohteiksi tunnistettiin:

• Product ownerin – asiakkaan / loppukäyttäjän vahvempi rooli projekteissa
• Projektitoimintaan panostaminen – ei vain 5-50 % oman työn ohessa
• Johtaminen
• Kommunikointi ja yhteistyö

Projektin tilaajan / omistajan osallistuminen projektiin

Projektitoiminnan kehityskohteena nousi kahdessa pöydässä kolmesta projektin tilaajan osallistuminen projektiin ja tartun postauksessa tähän aiheeseen. Koettiin, että projektin tai tuotteen omistaja ei panosta projektiin riittävästi. Tilataan projekti ja tavoitellaan sillä hyötyjä muodossa tai toisessa, mutta osallistuminen projektin toteutukseen on vaillinaista. Tämä on nurinkurista, mutta oman- ja osallistujien kokemuksen mukaan yleistä.

Mennäänpä eteenpäin. Seuraavaksi kehityskohteeksi nostettiin projektitoimintaan panostaminen. Tämä selittää pitkälti miksi projektin omistajan rooli on liian heikko.

Ajankäytön tehostaminen, kun projekteja tehdään oman työn ohella

Projekteja tehdään usein oman työn ohessa ja mahdollisuus panostaa projektiin on rajoitettu, esim. 5-50 % työajasta. Tämä ei valitettavasti tule muuttumaan. Aikaa on aina rajallisesti. Kyse on siitä, miten aika käytetään.

Kun aikaa osallistua projekteihin on rajallisesti, on aika käytettävä tehokkaasti. Tämä on haaste projektipäällikölle mutta myös projektitoiminnan johtamiselle yleisemmin. Miten resurssien käyttöä priorisoidaan, kuka saa resurssit käyttöönsä ja koska?

Tärkeintä olisi, että resurssit varataan projektin kriittisillä hetkillä sataprosenttisesti ja annetaan ihmisille hetki aikaa keskittyä projektiin. Jos resurssilla on aikaa projektille keskimäärin päivä viikossa, on helpompaa varata tietty päivä, kun tehdään projektin töitä, kun vastailla satunnaisesti sähköposteihin ja juosta palavereissa.

Tunnistetaan projektin kriittiset vaiheet

Projektin kriittiset vaiheet voivat löytyä esim. määrittelystä, testauksesta tai aikataulullisesti kriittisestä pullonkaulasta projektissa. Tärkeintä on, että kriittisessä vaiheessa resurssit varataan, saadaan, ja heillä täytyy olla rauha keskittyä projektiin. Kännykät äänettömälle, poissaoloviesti posteihin ja sataprosenttinen osallistuminen.

Kun kriittiset vaiheet tunnistetaan ja saadaan resurssit varattua, onnistuu projektin muun tekemisen ohjaus ja kommunikointi helpommin. Aikaa ei myöskään kulu yhtään enempää, ajankäyttö vaan on tehokkaampaa.

Kommunikoidaan

Kerrotaan projektin omistajalle, että resurssit tarvitaan kriittisiin vaiheisiin ja sovitaan aikataulut riittävän ajoissa. Mietitään ketkä ovat avainhenkilöt ja varmistetaan, että he pääsevät paikalle ja heillä on myös mahdollisuus osallistua, ei vain olla läsnä. Kun näin toimitaan, oman työn ohella projekteihin osallistuminen on mielekkäämpää, tehokkaampaa ja projektit onnistuvat paremmin.